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数字化档案管理在高校档案中的重要作用
     传统的档案一般是采用以纸质为主,以案卷的形式存放于档案库房中,一般来说档案利用率不高。而新形势下的高校数字化档案是通过计算机、扫描仪等多媒体科技来实现档案的采集、记录、录入、管理、利用,是一种通用性强、操作性高、实时性好、利用率高的新型档案管理方式。通过这种方式可以实现高校各个部门网络资源的共享性,改变传统纸质档案每一次利用查阅都要把纸质档案借阅出来,利用完后再归还,多次借阅造成纸质档案的破碎、丢失等不安全因素,既实现了档案的共享,又保证了档案的安全,大大提高了文档服务,从而达到档案信息资源共享。通过这种数字化档案管理,提高了检索速度,提高了效率,扩大了查询范围,同时还可采用电子加密技术、网络防火墙等技术对档案进行机密处理,大大提高了档案的利用率和保密性。 
  一、高校档案管理数字化是社会发展、科技发展、高校发展的必然 
  第一档案数字化是数字档案建设最基础的工作,就是把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中,最终实现档案的快速检索、同时设备技术操作简单,存储空间小,维护方便,安全有效,并且可以实现档案数据的实时备份,这将大大提高了档案的安全性和完整性。第二建立了数字化档案管理,可以把高校的校园网、党政网、互联网、档案管理系统、高校图书管理系统等进行联网就可以充分利用高校各个部门的多方资源,达到资源共享,更好的为高校师生服务,真正做到了让档案渗入到高校发展的领域,使广大师生更好的认识档案、管理档案、利用档案。第三高校一直以来都是是社会科技发展的前沿领域,各种新技术、新科技、新设备都在这里可以很好的利用,高校的师资队伍也是有着良好的教育和学历背景,所以高校在接触新知识,获取新信息方面,有着得天独厚的优越条件,这给需要技术、需要计算机的数字化档案管理提供了很好的产生背景。 
  二、数字化档案管理对高校档案产生的影响 
  第一,对高校档案利用产生的影响。由于数字化档案管理是通过计算机等多媒体来进行档案的管理,所以每一位查询利用者只要有一台计算机就可以不受任何时间、空间的限制,只要不是涉及加密文件就都可以进入档案管理系统查阅档案信息,这就大大改变了传统手工翻阅查询档案,费时、且不容易查到等缺点,提高的档案的利用率和减少了查阅档案时间。第二,对高校档案业务工作的影响。档案要想规范管理、有效利用,最重要就是要加强对档案的收集。 
  那么,怎么才能有效开展数字化档案管理工作?笔者认为可以从以下几个方面着手: 
  第一、加强对档案人员的各项培训。这个培训既包括档案知识业务培训又包括计算机应用技术的培训。信息化背景下档案信息化建设需要既懂档案业务管理,又了解自动化、网络化技术等现代信息技术的复合型人才。而传统的档案管理只是注重保存,不注重利用的思想。要努力提高档案工作人员的工作积极性,要在工作中调动他们愿意学习新的技术、新的科技手段来加强档案的利用的思想,首先思想上要引起重视。第二、加强档案工作者对信息技术应用能力的培训。数字化档案工作是一项新技术、新信息的工作,要想开展好这项新的档案管理模式就必须学习除了必要的常规高校档案管理制度和档案管理办法外,还要学习适应新形势下的档案信息化相关的知识,只有学习了必要的档案知识,也掌握了信心化技术以后才能适应档案信息化的发展。再次基础上还应该对档案管理人员进行有关档案鉴别的学习,数字化档案在保存过程中受着磁盘、光盘等载体的影响,必须通过计算机进行转换,虽然这种方式速度快、节省时间空间,但是也要考虑到在实际工作中收到技术的不同影响,有可能会产生信息的不全或者错误,这就要求我们档案管理人员对档案的真实性有一定的鉴别能力。第三、加大对档案资金的投入。高校的领导,尤其是负责分管档案的主要领导要定期了解档案工作,听取相关档案负责人的工作汇报,学校要制定本校档案管理办法,用制度要管理档案、用科技要提高档案管理水平。其次要提供档案的必要物质支持,为学校档案管理配置先进设备,还要积极培养、选拔高素质的专业人才作为档案管理人员。充分认识到档案工作的重要性,把加快学校数字化档案工作作为一项重要的工作来开展。第四、及时调整更新档案信息。高校一般学生多、教师多、学校档案类别多,一般包括行政、党群、教学、科研、设备、基建、外事、人事等,所以学校管理对象、管理类别也是很繁多,每年学生招生人数、毕业人数,教职工的新近与退休、教学课程的增减、财务信息的更新、基建维修项目的增加、行政事务的开展等,各项类别要想统计清楚,完整的了解这些情况,按照传统的纸质档案是每年各个部门上交档案室后,通过查阅才能了解这些情况,而现在数字化档案,各部门主要涉及的情况有所改变,通过计算机查询就可以反映当前的情况,但这就要求各部门要及时把更新改变后的情况及时更改。第五、加强档案数字化保密保管。由于档案的数字化载体的不同,它同传统的纸质档案保管条件,保密要求都有着不同的要求。一般传统的纸质档案要求档案室有防霉、防虫、温湿度计等要求,而且保密性一般是指档案借阅要有登记、档案管理人员要遵守相关的档案保密法,不得随便把档案借阅给外人,超过档案借阅期限必须归还等等。而数字化档案往往可能及时磁盘、光盘等等这些占用空间小、存储空间大的数字文件,要对他们保管,一般就要更多的考虑系统的安全,系统的备份等。此外,由于数字化档案可以在计算机上进行查阅,所以就更应该加大网络的安全性,在录入档案的同时,要确保档案信息不丢失、不能被非法篡改等。 
  随着技术的发展、科技的创新,高校的不断发展,数字化档案建设在今后的高校档案管理中的作用一定是会日益增加,档案本身就是记录历史发展,是我们保存历史、传承历史、证明历史的依据,传统的纸质档案存在不容易收集、不利于保存、不方便查阅等缺点,已经不能适应于历史的发展了,而数字档案有着空间小、存储多、查阅方便快速等优点也被越来越多的高校所接受。但是这种新技术也对档案管理人员的水平提出了新的要求。如何利用好这种新技术把档案利用价值发挥的更好,如何提高信息档案部门信息管理和使用的自动化水平,提高办公效率,更好地发挥档案资料的作用已成为档案部门实现信息现代化管理的主要问题,这就要求高校档案管理人员更要努力学习新知识、新技术,不断积累工作经验,使档案管理工作适应时代要求,适应档案管理现代化和自动化的需要,为社会发展提供良好的服务。
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