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档案扫描系统有助于数字化档案的安全管理
     当今对于普通的纸质档案,已经有了非常成熟的管理制度和技术,对于文件特别是保密文件的调阅也有着严格的审批制度,在选址、防火、防盗等方面也有相应的措施来保障文件档案的安全。但对于数字档案,还没有详细的操作性强的安全管理制度,管理人员往往在不经意间造成了数字档案管理的漏洞,形成安全隐患。另外,计算机技术发展迅速,各种攻击以及破坏手段层出不穷,在数字档案管理的很多环节容易出现问题。数字档案的安全包括网络、系统、信息、物理等方面,因此,数字档案管理在网络、主机服务器、存储设备、系统软件、硬件等方面都应具有很高的安全保证、管理及防范措施。
  1.物理安全
  主要是指涉及到系统存贮的档案数据的安全问题,包括操作系统、数据库管理系统、档案数据存贮、数据备份、数据格式的转换以及各类电子文件的保管和异地存贮策略等,以防止数据版本的更新、数据格式的转换、硬件设备的意外损坏、存贮介质的老化、失效、自然灾害等造成的数据丢失、数据损坏甚至是计算机系统的破坏和瘫痪。操作系统和数据库管理系统的安全问题虽说主要是取决于软件供应商所开发的商品化软件的稳定性和安全的保障问题,但对于建立网络化档案管理信息系统,首要考虑的是选择什么样的操作系统来确保应用系统的安装和运行,目前主流的操作系统有Windows、MAC OS X和Linix,各有其优越性,安全问题也各有特点,关键是如何选择满足用户实际需求的操作系统和数据库管理系统。当然考虑档案元数据的存放规则和保管策略也是本阶段非常重要的问题之一,如数据库的分布式或集中式存放模式、数据的异地备份、电子数据格式的定期升级和保存介质的更换等,需要一定的保管制度来约束。这些都是在系统设计和具体实现的过程中需要综合考虑的关键因素,也是档案应用系统能够安全运行的根本保障。
  系统的主要设备、软件、数据、电源等应有备份,并有技术和组织措施,能在较短时间内恢复系统运行。服务器的UPS电源要保证在停电后10小时内仍能保持正常工作。主要工作站的UPS电源要保证在停电后1小时内仍能保持正常工作。虽然上述问题在平常的电脑用户身上可能都会有发生,如突然断电造成资料未保存而丢失,存储介质损坏造成的资料遗失等,但对于档案管理来说,这些问题尤为重要。资料的遗失将会造成很严重的后果,因此,安全问题不容忽视。
  2.网络安全
  为保障网络功能的安全实现,数字化档案系统需要具备计算机病毒防治等功能。病毒的危害很多人也都感受过,轻则系统变慢,重则文件遗失,密码被盗,乃至系统瘫痪。档案管理系统不同于个人电脑或其他系统,由于档案有保密性,不能由外人随便查阅、修改。一旦数字化档案系统感染病毒,将会造成巨大的损失。因此,数字化档案管理系统必须采用国家有关主管部门批准的杀毒软件,适时地对服务器和客户端进行查毒杀毒。还应制定严格的防毒制度,不允许使用来历不明、未经批准的软件。
  网络安全还包括访问的权限和修改的权限。修改的权限只能限定指定的档案工作者拥有,而访问权则应指定有该权限的用户拥有
  3。提高管理人员的安全意识
  在数字档案的安全管理中,威胁最大的不是计算机软硬件方面的漏洞,而是计算机使用、管理人员的安全意识方面的问题。很多安全问题的产生源于人为原因,因此,必须加强管理人员的安全教育,加大培训力度,提高安全意识。一是禁止在数字档案专用电脑上随意安装软件。因工作需要必须安装的软件,最好是正版软件,或者经专业技术人员检测不含任何病毒、插件等危险因素的软件。另外,不能再电脑上安装任何与档案管理无关的软件,以免造成不兼容或系统缓慢等问题。二是尽量减少或不使用U盘移交电子档案。U盘可以被随机读写,是病毒最理想的传播工具。由于U盘经常在各个电脑之间拔插,传播病毒的几率很大,因此,在数字档案的移交过程中,尽量减少U盘的使用。三是对于不清楚的文件,不要轻易打开运行。很多病毒会伪装成普通文件的样子,或者具有诱惑性、欺骗性的文件,档案管理人员应该提高警惕,慎重处理来历不明或不清楚的文件。
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